Till umu.se

Rutiner för handläggning av ärenden till universitetsstyrelsen

Denna information riktar sig till dig som handlägger ärenden som ska föredras i universitetsstyrelsen.

Anmälan av ärenden

Styrelsen ansvarar för den långsiktiga inriktningen av övergripande vision, mål och strategier samt i det kortare perspektivet för resursfördelningen. Ärenden som behandlas återkommande av styrelsen är placerade i en årscykel. Tidpunkterna för dessa ärenden är valda så att de ska stämma med universitetets planeringscykel. I årsmötesplanen är även uppföljning av beslut av policykaraktär inarbetade.

I övrigt avgör rektor, med undantag för det som är föreskrivet i Högskoleförordningen, vilka ärenden som ska föreläggas styrelsen.

Utskick av handlingar

Ett förslag på föredragningslista upprättas cirka 14 dagar innan sammanträdet. Omkring 8 arbetsdagar innan sammanträdet skickas föredragningslista och tillhörande handlingar med post till styrelsens ledamöter. Handlingar som inte lämnats till akademisekreteren inom angiven tid, går inte med i utskicket.

Viktiga datum

Cirka nio arbetsdagar innan universitetsstyrelsen sammanträder behöver ansvarig handläggare inkomma med de handlingar som ska bifogas till respektive ärende.

Ekonomiska ärenden som ska beslutas av styrelsen ska alltid behandlas av universitetsstyrelsens budgetkommitté. Dessa handlingar ska inkomma sju dagar innan kommittén sammanträder. Se nedan för fastställda tider.

Styrelsemöte (US) Budgetkommitté (USBK) Deadline USBK kl. 10.00 Deadline US 10.00
2017
20/2 10/2 3/2 7/2
12/6 24/5 22/5 30/5
5/10 21/9 14/9 22/9
14/12 30/11 23/11 1/12

Beslutsunderlag

Av föredragningslistan framgår vad som är besluts- respektive informationsärenden. De ärenden som är beslutsärenden ska ha ett diarienummer vilket handläggaren hämtar hos registrator.

Beslutsärenden ska inkludera ett tydligt förslag till beslut. Den föredragande ansvarar för att detta upprättas. Beslutsunderlag som omfattar flera sidor ska innehålla en kort sammanfattning.

Wordmall för belutsärenden skall användas 

Mall för beslutsförslag

Kallelse till sammanträde

Föredragandena kallas till sammanträdet genom att en föredragningslista skickas med e-post. Föredragningslistan är tidsplanerad. Tiderna är cirkatider. Du bör vara på plats i god tid innan det är din tur. Meddela gärna akademisekreteraren ett telefonnummer, helst mobilnummer, där du kan nås under dagen.

Föredragning

Den tid som är uppsatt för varje ärende ska inkludera både föredragning och frågor från styrelsens ledamöter. Föredragning av administrativa ärenden är oftast starkt begränsade i tid. Styrelsens ledamöter har läst det material som sänts ut i förväg. Föredragningen ska därför ej vara en upprepning av utsänt material utan endast en sammanfattning.

I komplexa frågor ska föredragningarna vara mer detaljerade. Där så är möjligt ska den föredragande göra en avstämning mot universitetets vision, strategier och mål samt vilka vägvalsfrågor som är kopplade mot dessa. Detta gäller även då fakulteter och andra är inbjudna för att informera styrelsen om sin verksamhet. För dessa ärenden avsätts tid till fördjupade frågor och diskussioner.

Vid föredragning skall, vid behov, power pointpresentationer (INTE OH-bilder) användas. Observera att bildspelet ej får överstiga totalt tre bilder. Vid ppt-presentationer skall den föredragande använda universitetets mall. Denna finns att hämta från "Mallar". Presentationen skickas i förväg till akademisekreteraren samt presschef och läggs då in på en dator som finns i sammanträdesrummet. Även projektor finns i sammanträdesrummet.

Expediering av ärenden

Styrelsens beslut expedieras efter protokollets justering med protokollsutdrag genom Planeringsenhetens försorg. Protokollen publiceras på webben ca två veckor efter sammanträdet.


Sidansvarig: Daniel Andersson

Utskriftsversion

Kontaktinformation

Akademisekreterare
Daniel Andersson
Umeå universitet
901 87 Umeå 

Besöksadress
Samverkanshuset, Universitetstorget 4, plan 6

Tel:  090-786 99 11

Kontaktformulär